¿Qué es y para qué sirve un software de administración de contratos de arriendo?
Los software para administrar contratos de arriendo son soluciones diseñadas con la finalidad de poder llevar la generación, control, seguimiento e histórico, de manera automatizada y ordenada, de cada uno de los contratos que generan las empresas que manejan múltiples arriendos, bien sea porque los administran como negocio o porque en su modelo comercial requieren manejar muchas propiedades, como por ejemplo los bancos o cadenas de sucursales.
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¿Cuáles son los principales elementos con los que debe contar todo software de administración de contratos?
Toda solución diseñada para la administración de contratos de arriendo debe contar con bases de datos relacionadas y funcionalidades analíticas y de reportería para que sea eficiente, estructurado y funcional.
BD Personas. Es la base de datos en la que se registran todas las personas que tienen alguna función o rol dentro de nuestro ambiente de gestión, como por ejemplo, los arrendatarios, los dueños de las propiedades, los ejecutivos y cualquier otra persona natural que deba ser ingresada dentro del sistema.
BD Empresas. Al igual que la anterior, en esta base de datos se almacenan los registros de las empresas. Por ejemplo, si el dueño de las propiedades o quien las renta fuese una compañía, entonces es en esta base de datos donde quedaría dicho registro.
BD Propiedades. Es en esta sección donde se registran todos los datos descriptivos de la propiedad. Documentar el mayor detalle de las características de la propiedad será de gran ventaja para futuras búsquedas de propiedades a arrendar tomando, en cuenta sus características como por ejemplo, número de habitaciones o baños, metros cuadrados, etc.
BD Condominio. Muchos sistemas no contemplan las características del condominio siendo esto un grave error ya que el condominio en sí mismo posee características que solo se atribuyen a él. Por ejemplo, si les pidieran que quieren rentar un departamento que se encuentre cerca de un colegio, o que quieren rentar un departamento que se encuentre en un edificio que tenga piscina, entonces es en esta base de datos donde registras todos estos elementos y dichos datos quedan relacionados con la propiedad. Otra ventaja, es que si en el mismo edificio estás administrando varias propiedades entonces con haber creado el condominio dentro del sistema lo único que tendrías que hacer es vincularlo a la nueva propiedad.
BD Contrato de Arriendo. Es en esta sección donde especificamos cada una de las múltiples variables que puede tener un contrato de arriendo. Aquí especificamos si es un contrato simple, escalonado o si es un contrato multi arriendo (varias propiedades en un mismo contrato), la duración del mismo, la modalidad de ajuste (por ejemplo, si es por inflación o manual), multas, comisiones y cualquier otro dato que deba estar incluido dentro del contrato original. El sistema deberá ser capaz de que una vez hayan sido introducidos todos los datos, emitir el detalle de cada una de las fichas de pago dependiendo de la duración del mismo, en donde posteriormente documentaran todos los aspectos relevantes de un mes en particular.
Creación del Contrato. Un buen sistema deberá permitir la creación del contrato desde la misma aplicación, ya que en el sistema se almacenan todos los datos que conforman el contrato de arriendo. Esto es una gran ventaja ya que evita el tener que hacer un doble trabajo de repetir desde otra aplicación el registro de los datos para armar el contrato con el que vamos a trabajar. Esta utilidad permitirá introducir dentro del sistema el formato de contrato que utiliza tu empresa para dejarlo como plantilla, la cual se irá poblando con los datos de cada uno de los contratos que vayamos creando.
Reportes y Análisis. Una de las principales características con las que debe contar un sistema es su capacidad para poder hacer reportes de control y seguimiento de cada uno de los datos que nos interese llevar seguimiento. Además de la ventaja de poder crear cualquier tipo de reporte el sistema, debe contar con la capacidad de poder exportar los datos a hojas de cálculo, ya que en muchos casos nos apoyamos de ellas para hacer reportes o gráficas de mayor complejidad.
LAS HOJAS DE CÁLCULO DEJARON DE SER UNA SOLUCIÓN
Cuáles son los beneficios de un sistema de administración de contratos?
Son muchos los beneficios que otorga a las empresas migrar de una hoja de cálculos a un software de administración de contratos de arriendo:
Control y seguimiento: La ventaja principal de migrarte a una solución especializada apunta al control y seguimiento que podrás tener sobre tu negocio, logrando de esta manera incrementar la rentabilidad de la empresa.
Accesibilidad de los datos: Tener acceso inmediato a los datos mediante búsquedas centradas es una gran ventaja que te ahorrará mucho tiempo. Adicionalmente, el sistema al encontrarse en la nube te permitirá poder acceder y controlar todos los datos de tu sistema desde cualquier lugar. Adicionalmente, contar con fotografías, contratos, facturas o cualquier otro documento de importancia que necesitemos tener asociado a cada arriendo es de muy alto valor.
Reducción de los tiempos: El contar con data estructurada y almacenada de manera ordenada, así como la utilización de plantillas para contratos, correos y reportes reduce considerablemente los tiempos de trabajo administrativo, haciendo más eficiente, rentable y transparente la gestión.
En resumen, las herramientas especializadas de gestión para la administración de contratos de arriendos aportan un alto beneficio que apunta directamente a la rentabilidad de la empresa, ya que reduce los tiempos operativos, se controlan los procesos de cobro y vencimiento de contratos, se administran las multas, y la información está siempre disponible para cualquier tipo de informe, análisis o auditoría. En BREAL contamos con una de las herramientas de Administración de Contratos más especializada para el mercado latinoamericano, la cual en la actualidad es utilizada por una amplia variedad de empresas que van desde el ramo inmobiliario, banca, seguros, family office, desarrolladoras, administradoras, multifamily y centros comerciales. Te invitamos a que conozcas nuestro sistema AQUÍ.
